جامعة المنصورة وحدة التعليم الالكترونى اتصل بنا
بحث
فتح باب التقدم للمشروعات الابتكارية لدعم تنمية المهارات العملية والمهنية للطلاب (SSDIP)  |  اتفاقية تعاون بين مكتبة الإسكندرية وجامعة المنصورة  |  تكريم باحث بجامعة المنصورة بألمانيا  |  “فوجيتسو” تكشف عن حاسب شخصي لا يحتاج إلى إيقاف التشغيل  |  آبل تطرح التحديث iOS 7.1 لمستخدمي أجهزتها الذكية   
                       
_____القائمة الرئيسية_____
للتسجيل فى قائمتنا البريدية
الانتقال السريع
الرئيسية  /  تعلم....احترف
أنظمة الأرشفة الالكترونية
بقلم   م / رنا محفوظ حمدى
الوظيفة   منسق فريق التصميم التعليمي بمركز التعليم الإلكتروني- جامعة المنصورة

مقدمة:

يتيح نظام الأرشفة الالكترونية أرشفة الوثائق والاحتفاظ بها على شكل ملفات الكترونية مما يسمح باستغلال الأماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقية واستخدامها لأمور حيوية أخرى، ويطلق عليها كذلك الأرشفة الآلية، نظم إدارة الوثائق.

 ماهية الأرشفة الإلكترونية:

يذكر جبريل العريشى، ومساعد بن صالح أن الأرشفة الإلكترونية هي إمكانية تصوير وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها، وتوفر للمستخدم طرق كثيرة لاسترجاعها والإطلاع عليها وتداولها إلكترونياً بسهولة. وتوافر إمكانية تطبيقها على مستوى الشبكة الداخلية في الإدارة وإمكانية توسيعها في المستقبل دون أي عائق بحيث يمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام، وهذا التعريف يأخذنا إلي أن نفرق بين الأرشفة الالكترونية وتقنيات التعرف الضوئي فتقنية التعرف الضوئي على الحروف والمسماة (OCR) اختصارا إلى (Optical Character Recognition) هي تقنية متخصصة في إمكانية تحويل النصوص من شكلها كصورة إلى ملف الكتروني يمكن تحريره, لإيضاح المعنى بشكل أكبر, فعند وصولك خطاب بالفاكس وقمت بسحبه عن طريق جهاز الماسح الضوئي لإدخاله في نظام إدارة الوثائق فأنت فعليا قمت بإدخال صورة على الجهاز, والتطبيق لا يعرف محتوى هذه الصورة ولا على ماذا تحتوي, ولذا كانت هذه الحلول لإمكانية تحويل النصوص في الصور إلى نصوص الكترونية لإمكانية البحث في محتوى الوثيقة, ولذا فإن الملفات الالكترونية مثل (MS Word) هي ملفات يمكن تحريرها ويمكن للأنظمة عبر استخدام أدوات مقدمة من الشركات التي تزود هذه الملفات في إمكانية الوصول إلى محتوى هذه الوثائق والبحث داخلها مما يوفر مرونة اكبر.

بعض برامج الأرشفة الإلكترونية:

يذكر ماركوس ليندن من مجلة فوتوماغازين أن برنامجي " IPhoto -Picasa " من النماذج الجيدة لبرامج الأرشفة المجانية، حيث يسمح البرنامجان بتصنيف الصور أثناء تخزينها على الكمبيوتر، وهناك العديد من برامج الأرشفة الالكترونية " ALCHEME -  IMAGE LINKS -  DOC WEAR - LOTUS NOTES - BYT QUSTS - WATAR MARC -   SAPERION - LASER FICHE - ZY IMAGEREDDOTEVERSUITE - ARAB DOCSPROJECT WISE ".

بعض مواقع نظم الأرشفة الإلكترونية على الإنترنت:

http://www.iit-scada.com/Products.html

http://www.octacom.ca/?src=overture

أحد أنظمة الأرشفة الإلكترونية:

نظام الأرشفة الإلكترونية Direct

هو نظام يقوم بجميع وظائف الأرشفة بصورة سهلة ومتكاملة قابلة للتخصيص بما يتناسب مع أنشطة أي مؤسسة مما يؤدي إلى تكوين أرشيف آلي موثوق وقوي يحل جميع إشكاليات الأرشيف اليدوي وكذلك إشكاليات بعض برامج الأرشفة الإلكترونية المتوفرة في السوق والتي تتسم بالجمود والتعقيد.

مميزات نظام الأرشفة الالكترونية Direct

·         تصنيف الوثائق بصورة سهلة ومرنة وبصورة آلية.

·         الحصول السريع والمباشر على أي وثيقة من أي نوع في أي وقت.

·         مشاركة الوثائق بين المستخدمين.

·         حماية الوثائق من الضياع والتلف.

·         توفير التكاليف التي تنفق في الأرشيف اليدوي.

·         إمكانية تحويل محتوى هذه الوثائق إلى قاعدة بيانات متكاملة بحيث يمكن البحث في محتويات هذه الوثائق.

·         استخدام أحدث قواعد بيانات .Oracle 10g

·         متعدد الفروع واللغات والمستخدمين.

·         تعدد مستويات الصلاحيات (البرنامج – الشاشات- التقارير).

·         تعدد مستويات الحماية والرقابة.

·         واجهة استخدام تتضمن مختلف العمليات حسب الصلاحيات وذات مرونة عالية وإمكانية التخصيص للحقول الظاهرة حسب المستخدم وإمكانية إضافة حقول جديدة.

·         المرونة العالية في إدارة النظام من خلال عمل النسخ الاحتياطية واسترجاع البيانات وأرشفة البيانات التاريخية.

مراجع:

جبريل بن حسن العريشي ومساعد بن صالح، الأرشيف الإلكتروني وبرامج الأرشفة الإلكترونية، 2007، متاح على الرابط التالي:

 http://arablibrarians.blogspot.com/2007/12/blog-post_26.html

 عمل برنامج الأرشفة الالكترونية لإدارة الوثائق:الصادر و الوارد و متابعة المعاملات، 2011، متاح علي الرابط التالي:

http://www.badwi.com/blog/?p=945

 

Bookmark and Share

الارشفه الكترونيه
الاسم :  اAZAD     الجنسية :  العراقيه     تاريخ التعليق :  29 / 5 / 2012
  6       1

السلام عليكم ارجو من الاخوه الافاضل والاخوات مساعدتي في التعلم على الارشفه الكترونيه وذلك بارسال اي شي يسهل عليه التعلم..مع الشكروالتقدير
نرجو تعريف نظام gir
الاسم :  ايناس     الجنسية :  سودانية     تاريخ التعليق :  18 / 9 / 2012
  3       0

نستخدم نظام gir في الارشفة نريد معرفة المزيد من المعلومات عنه
مجلة رائعه
الاسم :  سالم مجهد     الجنسية :  عراقي     تاريخ التعليق :  4 / 12 / 2012
  1       0

شكرا على الجهود المبذوله من حضراتكم
شكر وتقدير
الاسم :  عبد الناصر     الجنسية :  جزائرية     تاريخ التعليق :  24 / 3 / 2013
  1       0

بارك الله فيك يأختنا في الله وأتمنى أن تقدمي المزيد حول الأرشيف الإلكتروني وبرامجه
إستفسارات
الاسم :      الجنسية :      تاريخ التعليق :  9 / 6 / 2013
  1       0

لو سمحتم لقد درست فى الفرقة الأولى للمكتبات مقدمات عن الأرشيف وعلمت أن الأرشفة الإلكترونية لها عيوب خطيرة منها إباحة الإطلاع على الوثائق وذلك وفقا للإتفاقيات وهذا يعرض الوثائق المهمة والسرية للدول فى خطر فهل هذا صحيح أرجو التوضيح
رد
الاسم :  رنا محفوظ     الجنسية :  مصرية     تاريخ التعليق :  11 / 6 / 2013
  1       0

لكل تكنولوجيا حديثة مميزاتها وعيوبها ومعظم الدول العربية للاسف لا تدرك مدى أهمية الحماية وأمن المعلومات والمتطلبات التقنية لأداء برامجهم ونظمهم ومواقعهم على الانترنت لذا تبدوا هزيلة سهلة الاختراق أن لم تدعوا للسخرية فيجب أولا حماية برامجنا جيدا لخوض وتطبيق التقنيات الحديثة داخل الادارة الالكترونية
رد
الاسم :  مصطفى     الجنسية :  مصرى     تاريخ التعليق :  18 / 6 / 2013
  0       0

مقال روعة ومفتاح سهل وشرح ممتاز. أرجوا من المهندسة رنا مساعدتى بكتاب عن نظام الأرشفة الالكترونية. مع العلم أنى مبرمج وأريد كتاب يشرح ويتعمق اكثر فى عملية التحليل لهذا النظام من خبير فى هذه العملية . وجزاكى الله خير الجزاء..
شكر و طلب
الاسم :  شعيب عبدالله     الجنسية :  مصرى     تاريخ التعليق :  25 / 4 / 2014
  0       0

اريد معلومات عن الارشفة الالكترونية
مقال ممتاز
الاسم :  علي فرج     الجنسية :  ليبي     تاريخ التعليق :  19 / 6 / 2014
  0       0

بلله اي احسن برنامج واسهل بلعمل
اضف تعليق
الاسم
البريد الالكترونى
الجنسية
عنوان التعليق* يجب كتابة هذا الحقل
التعليق*
إكتب كلمة المنصورة*
ارسل

عن المجلة | هيئة التحرير | بيان الخصوصية | اتصل بنا | أساسيات النشر الالكتروني | الابلاغ عن محتوى مخالف | خريطة الموقع